Netiquette: come non rendersi ridicoli con la firma della email

Oggi ho ricevuto una mail il cui corpo conteneva esclusivamente le parole “ok, grazie”, seguita da una firma con (in ordine sparso) :

  • Nome e cognome del mittente
  • Ruolo aziendale
  • Dati aziendali come email,sito,indirizzo e n.ro di telefono
  • Foto del mittente
  • Logo dell’azienda del mittente
  • Nota informativa sulla privacy
  • Bannerone pubblicitario di un evento
  • Memorandum sul consumo di carta delle stampanti
  • Fortunatamente mancava la citazione inspirational del giorno

Lo ammetto, ho uno schermo piccolino sul portatile, ma la firma nel client di posta elettronica era più grossa della totalità dello schermo. Per controprova ho unito tutte le mail in un’unica schermata, in rosso le firme, in blu il testo delle mail.

firma email

Ora…la firma nelle email è uno strumento utile per comunicare i propri dati al destinatario in modo professionale e semplice. Purtroppo non tutti sanno utilizzarlo al meglio e spesso diventa un boomerang per la propria immagine professionale.

Vediamo insieme gli errori più classici e come non sembrare dei decerebrati agli occhi dei vostri contatti professionali.

 

NON SIETE SHARON STONE

A meno che non siate dei fotomodelli di professione non è necessario inserire la vostra foto sorridente nella firma delle email. Si, al workshop di marketing che avete fatto a Pialpetta nel 2004 vi han detto che una bella foto sorridente aiuta a creare empatia col destinatario. Questo è vero, solo nel caso il destinatario sia un bimbo di 7 anni.  Davvero, vedere 10 copie del vostro faccione sorridente e magari dover aspettare 2 minuti in più per poterle scaricare tutte prima di leggere la mail non aiuta. Se proprio siete una squadra bellissimi almeno includete una foto decentemente compressa e piccolina.

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NON SIETE IL WWF

Ok, ok, esistono individui che sentono il bisogno di stampare qualsiasi cosa gli capiti sullo schermo, in alcuni casi per poter prendere appunti, fare gli areoplanini brandizzati o per chissà quale motivo. Da bravo ambientalista anche io lo trovo spesso inutile, ma…. è ancora più inutile consigliarmi di “stampare questa email solo se necessario perchè gli alberi sono il polmone del mondo e se li tagliamo tutti per stampare le mail di lavoro siamo fottuti e ci estingueremo prima del previsto, quindi non stampare questa email se non è strettamente necesario. Ti ho già detto di non stampare questa email?”

Insomma, se mi reputi una persona sana di mente, allora capirai che autonomamente so decidere quando è necessario stampare una mail o no. Nel caso tu possa ipotizzare che io voglia farci estinguere tutti stampando questa email, credo sia sufficiente ricordarmelo una volta sola e con una frase breve.

Detto tra noi, anche sprecare banda internet aiuta ad inquinare, più di quanto si creda.

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JAMES BOND, ANONYMOUS, HACKERS?

Le informazioni contenute in questo post sono riservate e confidenziali. Il loro utilizzo è consentito esclusivamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate nel messaggio stesso. Qualora Lei non fosse la persona a cui il presente messaggio è destinato, La invitiamo ad eliminarlo dal Suo Sistema ed a distruggere le varie copie o stampe, dandone gentilmente comunicazione al mittente.

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Artikel ieu ngandung informasi nu bisa jadi rahasia jeung atawa bencong. Iwal dipake pribadi ku panarima maksud, atawa salaku dinyatakeun otorisasi ku ngirim, lain wae jalmi nu narima informasi ieu dilarang ti disclosing, Niron, dikabaran, jeung / atawa make telepon. Upami anjeun geus nampa komunikasi ieu di ralat, mangga geura pupus jeung kabéh salinan, jeung promptly ngabéjaan ngirim.

Se solo gli americani lo avessero incluso (rigorosamente in molteplici traduzioni) al fondo di tutti i loro documenti segreti!! Snowden, Anonymous ed Assange non sarebbero mai riuscirti a sottrarli e renderli pubblici! Come non averci pensato prima!

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MARKETING

Sono davvero davvero davvero felice che tu abbia deciso di partecipare alla prestigiosa “Fiera della caciotta 2019” e che sarai sponsor ufficiale dell’evento. Dico solo che una foto 3000×2500 di una caciotta allegata a tutte le mail che ricevo da parte tua non mi sembra professionale. Molto meglio inviare una mail SINGOLA a tutti i tuoi contatti avvisandoli del “lieto evento” o includere un link al tuo sito dove, in una sezione dedicata, mi spieghi qualocosa, ti permetterà anche di includere maggiori dettagli.

 

E PER CONCLUDERE…

“duetrattinispazioacapo” e “solounavolta” queste sono le due regolette principali per non trasformare la vostra firma in uno strumento per ridicolizzarvi.

Pressochè qualsiasi cosa “viaggi” su internet è regolamentata da degli standard. Uno di questi è quello che permette ai client di posta di separare il corpo del mesaggi dalla firma. È semplicissimo, prevede che tutto quello che è seguito da due trattini, uno spazio ed un a capo

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La firma qui

sia considerato la firma e quindi non pertinente alla discussione in corso.

In tutti i client di posta offline o online è possibile creare una propria firma ed includerla manualmente nei messaggi. Questo vi permetterà di inviare una mail ad un cliente e con un click includere la firma. Potreste anche pensare di memorizzare diverse firme in base alla tipologia del cliente, ad esempio creando una firma estesa per i primi messaggi inviati ai clienti nuovi, una firma concisa per i seguenti messaggi ed una firma molto molto concisa da inviare a colleghi e clienti abituali.

 

P.S: Ah! A nessuno interessa sapere se la mail l’avete spedita dall’iPhone o da Android, controllate il client di posta del telefono e cancellate la firma di default.